Home office, ale jednak office

Zmieniające się czasy, potrzeba szybkiej i łatwej komunikacji wpłynęły znacząco na formę spotkań biznesowych. Kiedyś były to spotkania twarzą w twarz, planowane i przygotowywane z odpowiednim wyprzedzeniem i z największym pietyzmem.

E-maile, telefony komórkowe, telekonferencje i videokonferencje to teraz nasza codzienność. Wraz z nieprawdopodobną poprawą jakości naszych połączeń, spadła jakość naszego zachowania.

Panująca epidemia koronawirusa zmusiła nas do pozostania w domu i uczestniczenia w niezliczonej ilości tzw. „call’i i videocall’i”. Komunikacja biznesowa przeniosła się na czaty, media społecznościowe, telefon służbowy i prywatny jednocześnie. Naszym strojem biurowym stały się w najlepszym wypadku jeansy i t-shirt, a ładne biuro zamieniliśmy na pokój dziecka (bo tam jest biurko), łóżko w sypialni, czy stół w kuchni.

Jak w tym wszystkim zachować twarz, by z twarzą wrócić później do biura?

Wczoraj usłyszałam od znajomego: „Podczas videocall’a z Pawłem (osobowość raczej zimna i ostra) do jego pokoju wpadły dzieciaki i zaczęły się na niego wdrapywać. Wiesz… Nagle ujrzałem w nim człowieka.”

Jest to oczywiście metoda, ale dziś zaproponuję Wam inne.

  • Nie popadaj w skrajności. Nie musisz już zakładać garnituru, koszul i marynarek, ale wyciągnięty dres i koszulka ze Star Wars, czy piżama.. może lekko nadszarpnąć Twój profesjonalny wizerunek. Koszula sportowa, koszulka polo, cienki sweterek, casualowe spodnie to teraz Twój strój biznesowy. Uczesz włosy, przytnij brodę lub nałóż lekki makijaż.
  • W miarę możliwości zadbaj o profesjonalne tło. Nie ustawiaj kamery w kierunku zlewu, wystawy sztuki swoich dzieci, czy suszarki z praniem. Gładka ściana będzie idealna.
  • Usiądź na krześle. Nawet nie wiesz, jak bardzo zmienia się Twój głos, gdy rozmawiasz w pozycji leżącej lub półleżącej. Jeśli podczas rozmowy telefonicznej lubisz chodzić, rób to. Przy okazji naładujesz swój sportowy zegarek o kilkaset dodatkowych kroków, ale nie podjadaj ciastek z blatu kuchennego, czy orzeszków leżących na stole. To słychać 🙂
  • Ustal z rodziną zasady komunikacji, by wiedziała kiedy może do Ciebie mówić, a kiedy słowa domowników usłyszy połowa osób z Twojej firmy. Miejsce pracy ustaw z dala od toalety i sprzętów kuchennych. Jeśli w rozmowie uczestniczy wiele osób – wycisz mikrofon. Włączysz go, gdy będziesz zabierać głos. Używaj słuchawek – rodzina będzie wdzięczna.
  • Przestrzegaj ustalonych godzin pracy. Pamiętaj, że niektórzy z Twoich współpracowników o godzinie 19:00 zaczynają drugi etat – uczą matematyki, przyrody i udzielają korepetycji z języka obcego (również dla nich).
  • Nie oczekuj odpowiedzi na sms natychmiast. Pamiętaj, że płaczące dziecko, lunch z rodziną czy 20 minutowy spacer dla odpoczynku też jest ważny.
  • Nie zaczynaj e-maila od „Witam” – przecież nikt nie przyszedł do Ciebie do domu. Niezmiennie zwroty: Szanowni Państwo, Panie Marku (jeśli to nie jest pierwsza wasza komunikacja), czy nawet Dzień dobry są odpowiednie.
  • Gdy dzwoni numer, którego nie znasz – przywitaj się i przedstaw, np. „Dzień dobry, Natalia Jabłońska”. Jeśli wiesz kto dzwoni, przywitaj go słowami: „Dzień dobry Panie Marku” lub „Cześć Marku”. Unikaj słów: „Halo”, „słucham”, czy „Tak?”

W obecnej, bardzo trudnej i stresującej dla wielu przedsiębiorców sytuacji, nasza komunikacja staje się bardziej emocjonalna. Wypowiedzenia umów, informacje o zaprzestaniu płatności za wynajmowane lokale, czy zaległości w spłacaniu faktur popychają nas do bardziej agresywnej wymiany zdań, której niebawem możemy żałować.

Unikajmy „urzędowego języka”  jak np. „Proszę o spotkanie, celem ustalenia”, „Powołując się na punkt 3 naszej umowy oraz stosując nowe rozporządzenia Ministra…” Po Co?

Powiedz po ludzku, że jest Ci ciężko, masz kłopot, a bardzo zależy Ci na wywiązaniu się z ustaleń. Zapytaj o możliwości, zaproponuj rozwiązanie. Przede wszystkim odczekaj chwilę, ochłoń i nie odpisuj natychmiast. Emocje to zawsze zły doradca.

Przede wszystkim pamiętaj – po drugiej stronie też jest człowiek, który ma swoje problemy, swoją rodzinę i swoje emocje.

P.S. Drodzy Rodzice, gdy Wasze dziecko odbywa lekcję online, nie przechadzajcie się za nim w bieliźnie, czy szlafroku. Niebawem wrócicie na zebrania rodzicielskie i trzeba będzie spojrzeć w twarz nauczycielowi ?

Powodzenia 🙂

Katarzyna Krupa
Ekspert Etykiety w Biznesie

fot. Eliza Stegienka

Visit Us On FacebookVisit Us On LinkedinVisit Us On Instagram